国際会議や学会運営の業務の一つに海外招へい業務があります。今もちょうど春に開催される国際ワークショップのお手伝いで、さまざまな手続きを終えたところです。

海外招へい業務とは、会議などに参加する外国人の航空券や宿泊先の手配、滞在スケジュールに関する連絡調整、訪問先や視察先のアポイントメント取り付け、通訳のアレンジなどをさします。そして、この中に、査証申請サポートがあります。近年は、短期滞在であればビザ免除国が68の国・地域に増え（2017年7月現在）、昔に比べ査証が必要な方々がだいぶ減りました。でも、いざ手続きをするとなると、招へい側で用意しなければいけない書類も多々あり、書類に不備があったら・・・、などと心配になりますよね。私たちも書類に不備が無いよう慎重に書類の作成を行っています。

必要書類については外務省のHPにも説明が載っていますし、書類のひな型もあります。それに従って用意すればできることなのですが、さらに私どもで書類を準備する際に気をつけていることを少しご紹介します。

国際会議等の開催の際には、会議の参加が目的ではなく、査証取得を狙って申し込んでくる方も残念ながらいるんです。そのため私たちは次のことに注意しています。1)参加登録が完了しているか/参加登録費の支払いが完了しているか、2)登録データに不明瞭な部分がないか、3)発表アブストラクトの提出と内容、4)航空券や宿泊先情報に不自然な点がないか、などなど。

また、査証書類を送付する際の宛名書きですが、中国などには英語アドレスの他に中国語表記もして出状するようにしています。郵便やさんが英語を読めるとは限らないですからね。

あとは、ビザ免除国であっても、パスポートがICチップ埋込型でない場合は査証申請が必要などのイレギュラーなケースがあります。海外を飛び回っている教授などには殆どこの心配は無いのですが、国によってはICパスポートの発行場所が限られていたり、費用が高いためにICパスポートでない方もいます。初の海外出張となる方や学生さんなどには留意してさしあげる必要がありますね。